Charity Event Videoproduktion: zwei Events, ein Drehtag, über 150 Assets
Wie wir den Dreamers Cup ’26 von B&B HOTELS und das Family & Friends Sommerfest in der MEWA ARENA Mainz filmisch begleitet haben.
Kostenloses ErstgesprächAm 23. Juni 2026 hat B&B HOTELS zwei Veranstaltungen an einem Ort zusammengelegt: vormittags ein Charity-Fußballturnier mit 26 Teams aus vier Ländern, nachmittags und abends ein Sommerfest für Mitarbeitende, Familien und Partnerunternehmen. Beides in der MEWA ARENA in Mainz, gemeinsam mit dem 1. FSV Mainz 05.
Für eine Eventvideoproduktion ist genau diese Konstellation reizvoll: zwei Programmteile mit völlig unterschiedlicher Bildsprache, ein Wettkampf voller Tempo und ein Sommerfest voller Atmosphäre. Der eigentliche Gewinn liegt aber nicht darin, beides in einen Film zu pressen. Er liegt darin, dass aus diesem einen Drehtag ein ganzes Content-Paket entsteht: der Aftermovie, zwei weitere Schnittfassungen und über 150 Fotos, mit denen die Kommunikation wochenlang weiterläuft.
In diesem Beitrag zeigen wir, wie wir den Tag aufgebaut, gedreht und ausgewertet haben. Und was sich davon auf dein eigenes Firmenevent übertragen lässt, ob mit oder ohne Stadion.
26
Teams im Turnier
4
Länder am Start
66.666 €
Spendensumme
~1.000
Gäste vor Ort
Die Ausgangslage: ein Tag, zwei Tonlagen
Der Dreamers Cup war kein Turnier mit angehängtem Fest und kein Fest mit angehängtem Turnier. Beide Teile hatten eigenes Gewicht, eigene Zielgruppen und eigene Kommunikationsziele. Das Turnier richtete sich an die Standort-Teams aus Deutschland, Frankreich, Polen und Spanien sowie an Partnerunternehmen. Das Sommerfest richtete sich an Mitarbeitende mit Familie.
Dazu kam der Spendenzweck. Aus Turnier und Fest zusammen ergaben sich 66.666 Euro, übergeben in zwei Schecks über je 33.333 Euro an Mainz 05 hilft und an das Kinderhospiz Bärenherz in Wiesbaden. Ein Betrag, der im Film seinen Platz braucht, ohne dass der Tag zur Spendengala wird.
Für uns hieß das: nicht zwei Drehs planen, sondern einen Drehtag mit zwei Rhythmen.
Ein Kombi-Event scheitert im Schnitt selten am Material. Es scheitert daran, dass niemand vorher entschieden hat, welcher Teil den Film trägt und welcher ihn ergänzt.
PACO MEDIA, aus der ProjektnachbereitungUnser Vorgehen in vier Schritten
Bevor die erste Kamera lief, stand die Frage: Was soll jemand fühlen, der den Film in vier Wochen auf LinkedIn sieht und nicht dabei war?
Ablaufplan in Drehplan übersetzen
Wir haben den Eventablauf Punkt für Punkt durchgeplant und markiert, welche Momente unverzichtbar sind. Anpfiff, Halbzeitpausen, Siegerehrung, Scheckübergabe, Bühnenwechsel, Konzertbeginn. Alles, was nur einmal passiert, bekommt Priorität.
Parallelität einplanen
An mehreren Stellen liefen Turnier, Rahmenprogramm und Bühne gleichzeitig. Für solche Fenster braucht es mehr als eine Person vor Ort, sonst entscheidet der Zufall darüber, was im Film landet.
Beobachtend drehen statt inszenieren
Kein gestelltes Setup, keine nachgespielten Jubelszenen. Bei einem Charity-Event wirkt jede Inszenierung sofort aufgesetzt. Wir haben mitlaufend gedreht und uns auf Reaktionen konzentriert, nicht auf Posen.
Foto und Film parallel abdecken
Der Film braucht Zeit in der Post, die Fotos nicht. Über 150 freigegebene Bilder standen kurz nach dem Event für Recap-Posts, interne Kommunikation und Partnerunterlagen bereit, während der Schnitt noch lief.
Ein Drehtag, drei Bildformate
Ein Fehler, der bei Eventvideos oft passiert: Es wird ein Film im Querformat produziert und anschließend versucht, daraus Social-Content zu schneiden. Das Ergebnis sind beschnittene Bilder mit abgeschnittenen Köpfen. Wenn die Formate von Anfang an feststehen, entstehen sie aus demselben Dreh.
| Format | Wofür | Typische Länge |
|---|---|---|
| Querformat 16:9 | Website, YouTube, Newsletter, Messebildschirm | 90 bis 180 Sekunden |
| 4:3 | LinkedIn, interne Screens, Präsentationen | 60 bis 120 Sekunden |
| Hochformat 9:16 | Instagram Reels, TikTok, Stories | 15 bis 45 Sekunden |
Für den Dreamers Cup sind alle drei Fassungen aus dem Material desselben Tages entstanden. Hier folgen sie, sobald der Upload abgeschlossen ist:
Was ein Charity-Event filmisch anders macht
Eine Charity Event Videoproduktion ist kein Werbeformat mit gutem Zweck als Aufhänger. Wer sie so behandelt, merkt das spätestens in den Kommentaren. Vier Punkte, auf die wir besonders geachtet haben:
Der Zweck steht vor der Marke
Die Spendensumme und die Empfänger gehören klar benannt in den Film, aber nicht als Abbinder mit Logo-Parade. Beim Dreamers Cup lag der Fokus auf den Menschen, die den Betrag zusammengespielt haben.
Momente dokumentieren, nicht nachstellen
Eine Scheckübergabe lässt sich technisch sauber wiederholen. Sie sieht dann aber auch wiederholt aus. Wir planen solche Momente lieber im Ablauf mit und drehen sie einmal richtig.
Recht am eigenen Bild ernst nehmen
Bei rund 1.000 Gästen, darunter Familien mit Kindern, braucht es klare Hinweise vor Ort und eine saubere Bildauswahl danach. Das ist Aufwand, der sich später auszahlt.
Prominenz dosieren
Bekannte Namen ziehen Aufmerksamkeit, überlagern aber schnell den Anlass. Wir setzen sie als Akzent ein, nicht als Hauptargument des Films.
Beim Dreamers Cup lief zum Auftakt ein Video-Einspieler von Mainz-05-Profi Nadiem Amiri auf der Stadion-Videowall. Auf der Bühne standen im Lauf des Tages unter anderem Dimo Wache, Thomas Meggle, Tobias Schweinsteiger und Raphael Assibey-Mensah. Am Abend spielte Milow, das Familienprogramm übernahm Oliver Mager. Im Film sind das Akzente, keine Kapitel.
Fünf Learnings für dein eigenes Firmenevent
Der Dreamers Cup war ein Großevent im Stadion. Die folgenden Punkte gelten aber genauso für ein Sommerfest auf dem Firmenhof oder ein Jubiläum in der eigenen Halle.
| Learning | Was dahintersteckt |
|---|---|
| Erst die Botschaft, dann der Drehplan | Wenn vorher klar ist, welchen Satz der Film transportieren soll, wird die Drehentscheidung in jeder Situation einfacher. |
| Der Ablaufplan ist die halbe Miete | Ein aktueller Minutenplan mit Ansprechpersonen pro Programmteil verhindert, dass unwiederholbare Momente verpasst werden. |
| Parallelität kostet Personal | Zwei gleichzeitige Programmpunkte brauchen zwei Kameras. Das ist keine Komfortfrage, sondern eine Frage der Vollständigkeit. |
| Formate vor dem Dreh festlegen | Hochformat lässt sich nicht sauber aus Querformat schneiden. Wer Social-Content will, muss ihn mitdrehen. |
| Fotos schließen die Zeitlücke | Bis der Film fertig ist, vergehen Wochen. Fotos halten die Kommunikation in der Zwischenzeit am Laufen. |
Mehr zur Planung und zu den Kostenfaktoren findest du in unserem Beitrag zu den Kosten einer Videoproduktion. Wenn du überlegst, welches Videoformat überhaupt zu deinem Ziel passt, hilft der Buying Guide zu Videoarten für Unternehmen weiter.
Was nach dem Event mit dem Material passiert
Ein Eventvideo, das nur einmal im Recap-Post läuft, ist ein teurer Einmaleffekt. Aus einem Drehtag lässt sich deutlich mehr herausholen, wenn die Weiterverwendung von Anfang an mitgedacht wird.
Interne Kommunikation
Die 4:3-Fassung läuft auf Screens in den Häusern und in Präsentationen. Für Standorte, die nicht dabei sein konnten, ist das oft der einzige Zugang zum Event.
Recruiting und Arbeitgebermarke
Ein Fest, bei dem Kolleg:innen aus vier Ländern zusammen auf dem Platz stehen, sagt mehr über die Kultur aus als jede Stellenanzeige. Material daraus passt direkt ins Employer Branding.
Partnerkommunikation
Teilnehmende Partnerunternehmen bekommen Bild- und Filmmaterial für die eigene Kommunikation. Das erhöht die Reichweite, ohne dass zusätzliches Budget nötig wird.
Vorlauf für die nächste Ausgabe
Der Film von diesem Jahr ist die Einladung für das nächste. Ein Teaser aus vorhandenem Material spart die komplette Produktion einer Ankündigung.
Für die Ausspielung auf Instagram, TikTok und LinkedIn haben wir das Material zusätzlich für die Social Media Videoproduktion aufbereitet. Die vollständige Projektübersicht mit Fotostrecke und allen drei Videofassungen findest du im Portfolio.
Häufige Fragen zur Eventvideoproduktion
Was kostet ein Eventvideo für ein Firmenevent?
Ein Eventvideo mit einem Drehtag, Schnitt und einer Fassung startet im mittleren vierstelligen Bereich. Der Preis hängt vor allem an drei Faktoren: Anzahl der Kameras, Länge des Drehtags und Anzahl der Schnittfassungen. Ein Tag mit zwei Programmteilen wie beim Dreamers Cup braucht in der Regel mehr als eine Person vor Ort.
Wie viele Kameraleute braucht ein Event mit mehreren Programmteilen?
Als Faustregel: eine Person pro paralleler Handlungslinie. Beim Dreamers Cup liefen Turnier, Bühne und Rahmenprogramm teilweise gleichzeitig. Sobald zwei Dinge gleichzeitig passieren, die beide im Film vorkommen sollen, reicht eine Person nicht mehr aus.
Lohnt sich neben dem Film auch eine Eventfotografie?
In den meisten Fällen ja. Der Film braucht Zeit in der Postproduktion, Fotos sind innerhalb weniger Tage einsatzbereit. So kann die Kommunikation direkt nach dem Event starten, während der Film für den größeren Auftritt nachkommt. Beim Dreamers Cup entstanden über 150 freigegebene Bilder.
Wie lang sollte ein Eventvideo sein?
Für den Hauptfilm haben sich 90 bis 180 Sekunden bewährt. Für Social Media sind 15 bis 45 Sekunden im Hochformat sinnvoll. Wichtiger als die Länge ist, dass beide Fassungen aus demselben Dreh stammen und nicht nachträglich zusammengekürzt wirken.
Warum braucht man mehrere Bildformate von einem Event?
Weil die Kanäle unterschiedlich ausspielen. Querformat funktioniert auf der Website und bei YouTube, 4:3 ist für LinkedIn und interne Screens gedacht, Hochformat für Instagram Reels, TikTok und Stories. Wenn die Formate von Anfang an eingeplant sind, entstehen sie aus einem Dreh statt aus drei.
Worauf muss man bei einem Charity-Event filmisch besonders achten?
Auf Zurückhaltung. Der Spendenzweck steht im Mittelpunkt, nicht die Inszenierung. Momente wie eine Scheckübergabe sollten dokumentiert und nicht nachgestellt werden. Außerdem gilt bei Gästen, Kindern und Prominenten besondere Sorgfalt beim Recht am eigenen Bild.
Wie lange dauert es, bis das Eventvideo fertig ist?
Ein Rohschnitt liegt in der Regel innerhalb einer Woche nach dem Drehtag vor. Bis zur finalen Fassung inklusive Korrekturschleifen, Farbkorrektur und Ton vergehen meist zwei bis drei Wochen. Social-Cutdowns lassen sich auf Wunsch vorziehen.
Fazit: Ein Kombi-Event braucht einen gemeinsamen roten Faden
Turnier und Sommerfest hätten zwei getrennte Filme werden können. Sie sind einer geworden, weil vorher feststand, welche Klammer beide Teile verbindet: Menschen aus vier Ländern, die gemeinsam einen Tag gestalten und dabei 66.666 Euro für zwei soziale Einrichtungen zusammenbringen.
Wenn du ein Event mit mehreren Programmteilen planst, ist die wichtigste Vorarbeit bei einer Charity Event Videoproduktion keine technische, sondern eine inhaltliche. Alles Weitere lässt sich danach sauber planen.
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Bereit für dein Eventvideo?
Robin Weindl, Gründer und Geschäftsführer von PACO MEDIA. Wir begleiten Firmenevents, Turniere und Sommerfeste in Mainz und im Rhein-Main-Gebiet, von der Drehplanung über den Dreh bis zu Film, Fotos und Social Cutdowns.
Quellenverzeichnis
- Tageskarte: „B&B Hotels veranstaltet Fußballturnier für guten Zweck”, Juni 2026. tageskarte.io
- Eigene Projektdokumentation PACO MEDIA: Drehtag Dreamers Cup ’26 x Family & Friends Sommerfest, MEWA ARENA Mainz, 23.06.2026.
- Angaben zu Teilnehmerzahl, Teams und Spendensumme laut Veranstalterinformation B&B HOTELS, Stand Juni 2026.